Hotele to nie tylko miejsca noclegowe. To także sale konferencyjne i logistyka zapewniająca komfort spotkań. Eksperci hoteli trzy- i czterogwiazdkowych Novotel, przygotowali krótki poradnik, jak przystąpić do organizacji spotkania biznesowego w hotelu.
Jak zorganizować…
Szkolenie
Najważniejszy jest wymiar edukacyjny. Cele edukacyjne osiągniemy, jeśli uczniowie wykażą chęć nauki, a potem wykorzystają wiedzę w praktyce. Dla sukcesu spotkania szkoleniowego ważna jest integracja i bliski kontakt uczestników.
– Ustawienie sali w kształcie litery „U” pozwala na interakcję trenera i grupy. Możemy również zaaranżować kilka małych sal, które pozwolą na prace w podgrupach – radzi Ewa Ilaszczuk z hotelu Novotel Katowice Centrum.
Spotkanie integracyjne
Poza biurem uczestnicy poczują się zwykle swobodnie, dlatego łatwiejsze są wymiana poglądów, rozmowy i wspólne działanie zespołu. – Proponujemy organizację dodatkowych atrakcji dla uczestników, np. w formie kolacji tematycznej lub możemy zorganizować zwiedzanie miasta czy wieczorny koncert – radzi Marcin Ziobro z hotelu Novotel Kraków Bronowice.
Prezentację
Konferencje prasowe czy prezentacje produktów lub usług najlepiej wypadają w salach hotelowych. Teatralne ustawienie krzeseł pozwala na dobrą widoczność mówcy dla gości. Ważne jest też odpowiednie zaplecze techniczne, takie jak rzutnik multimedialny z ekranem, a czasem dodatkowe oświetlenie i nagłośnienie. – Doradzamy rozwiesić plakaty lub banery, które stworzą odpowiednią atmosferę. Na powitanie gości zaproponujmy uczestnikom ciepłe i zimne napoje, a na zakończenie spotkania, dobrym rozwiązaniem może być poczęstunek w formie bufetu – radzi Anna Głuch z hotelu Novotel Poznań Centrum.
Burzę mózgów
Służąca uzyskaniu innowacyjnych rozwiązań burza mózgów może być skuteczniejsza, jeśli ustawimy kilka okrągłych stołów i tablice typu flipchart obok nich. Dobre samopoczucie i kreatywność zapewniają dostępne napoje i przekąski.
Szybka lista
1. Potwierdź rezerwację.
2. Uzgodnij warunki faktury.
3. Potwierdzić liczbę i nazwiska uczestników.
4. Ustal oznakowanie sal konferencyjnych.
5. Wybierz menu.
6. Ustal harmonogram konferencji czy spotkania.
7. Dostarcz gościom pomocne informacje, takie jak adres i dojazd do hotelu
8. Przygotuj potrzebne materiały.
Zespół ekspertów hoteli Novotel opracował program obsługi konferencji Meeting@Novotel pozwalający na organizację spotkań biznesowych na najwyższym poziomie. Potwierdzenie dostępności terminu i dopasowaną ofertę otrzymać można w ciągu maksymalnie 24 godzin. Sale konferencyjne Novotel są dostosowane do imprez i spotkań każdego rodzaju. Jest dostęp do Internetu i urządzeń multimedialnych. Organizatorów zawsze wspiera koordynator z ramienia hotelu.
